Электронная или бумажная трудовая книжка: какую выбрать?

Несколько лет назад начали действовать электронные трудовые книжки. Именно их заполняют теперь при приеме на работу сотрудников. Но спешить отказываться от привычных бумажных вариантов не стоит. В некоторых ситуациях их наличие обязательно.

Рекомендуется разобраться, когда стоит перейти на электронный формат документов и кому это невыгодно.

Электронная или бумажная трудовая книжка: когда какую ведут

ЭТК оформляют при трудоустройстве с 2021 года. С этого периода новые бумажные документы не открываются. Но это касается только ситуаций, когда сотрудник устраивается на свое первое место работы, то есть у него не было никаких книжек в прошлом.

До конца 2020 года у работников была возможность выбирать, в каком формате будут вести их документы о трудовой деятельности. Достаточно было подать соответствующее письменное заявление работодателю в свободной форме. Особенности следующие:

• При выборе электронного варианта бумажная книжка выдается работнику на руки. Он подтверждает это подписью в соответствующих документах.
• При сохранении бумажной трудовой работодатель ведет ее, как и прежде, без изменений. Но одновременно кадровый специалист начинает вносить нужные сведения о сотруднике в электронном виде для формирования цифровой базы данных СФР.

Специалист вправе поменять свое решение в дальнейшем.

Бумажная книжка в 2024 году: насколько она актуальна

Если работник не отказывается от стандартного вида трудовой, работодатель должен продолжать ее вести по всем установленным правилам. Он хранит ее в организации, ставит запись о приеме на работу, если специалист только устроился в компанию. Параллельно с этим открывается электронная версия документа, данные дублируются в подобном формате для системы СФР. Если работник принимает решение перейти на новый формат книжки, то в старой, то есть бумажной, делают закрывающую запись. Затем она вручается владельцу.

При устройстве на работу работодатель запрашивает у кандидата бумажную трудовую. Если специалист перешел на электронный формат, то в документе будет проставлена отметка о его закрытии. В данном случае руководитель организации должен лишь проверить наличие закрывающей записи.

Когда у работника только электронная книжка, он предоставляет СТД-Р, то есть справку с информацией о трудовой деятельности. Отмечалось, что в данный момент при первом устройстве на работу оформляют документы только в онлайн-формате.

Возможно ли вернуть бумажную трудовую

Когда работник принимает решения о переходе на электронную книжку и подает соответствующее заявление, бумажный аналог вручают ему в руки. Вернуть ее обратно нельзя. Как только данные будут вносить только в онлайн-формате, переход на старую систему невозможен.

Даже если работодатель будет не против вернуть бумажную версию, новые записи, сделанные в ней, будут признаны недействительными. Придется вносить изменения в кадровую документацию, исправлять отчеты для подачи в СФР. Стоит дополнительно отметить несколько важных моментов:

• При потере бумажной трудовой восстановить можно только в электронном виде. Дубликат в прежнем формате получить нельзя.
• С 2024 года больше нет возможности оформлять книжки бумажного типа. Если человеку она требуется впервые, то это сразу будет онлайн-формат.
• Работник вправе запросить выдачу ему бумажной трудовой. Для этого подается заявление в письменном виде.

Стоит ли переходить на электронную трудовую

Спешить с оформлением перехода не стоит. Отмечалось, что вернуть бумажную версию в этом случае не получится. Поэтому решение рекомендуется тщательно обдумать. В течение следующих нескольких лет станет понятно, возникают ли какие-либо проблемы у держателей электронных трудовых при подтверждении стажа работы, оформлении пенсии и в прочих вопросах. Если есть возможность подождать с решением, лучше так и сделать.

Риск отказа от бумажной книжки высокий при наличии права на досрочную пенсию, большого рабочего стажа. Оформлять переход на ЭТК без опасений каких-либо проблем в будущем могут те, кто лишь в недавнем времени начал трудовую деятельность, либо уже оформил и получает пенсионные начисления.

Бумажная или электронная: плюсы и минусы вариантов

Чтобы легче разобраться в данном вопросе, стоит рассмотреть все положительные и отрицательные стороны каждого типа документов.

Среди плюсов ЭТК:

• Наличия быстрого доступа к данным. Владелец книжки в любое время может ознакомиться с ее сведениями, которые были переданы в СФР. С бумажным документом это недоступно, ведь он находится у руководителя. Чтобы получить информацию из нее, требуется заказывать выписку или копию, что занимает несколько дней.
• Возможность оформить пенсию дистанционно. Не требуется предоставлять дополнительные бумаги. Достаточно данных личного лицевого счета.
• Упрощенная система начисления соцвыплат. Не нужно посещать госорганы для передачи заверенной копии трудовой. Специалисты самостоятельно сделают запрос и получат необходимые данные.
• Возможность быстрее устроиться на дистанционную работу. Достаточно отправить работодателю справку с подтверждением стажа.
• Безопасность и сохранность информации. Бумажный вариант легко потерять, испортить. Тогда потребуется обращаться за выдачей дубликата. Это занимает время. Вероятность утраты информации ЭТК значительно меньше.

Но у электронного формата есть и минусы. Например, данные о стаже работы, полученном до 2020 года, могут отсутствовать. Работодатели должны ежегодно отправлять соответствующие сведения о сотрудниках в СФР. Но есть вероятность, что информацию о трудоустройствах до 2020 года придется подтверждать при помощи бумажной трудовой. Поэтому избавляться от последней нельзя. Ее нужно хранить на случай подобных ситуаций.

Дополнительно в ЭТК не отражаются сведения о награждениях. Они необходимы для получения звания ветерана труда. И если планируется его оформлять, потребуется предоставить подтверждения всех полученных за трудовой стаж наград при помощи других бумаг.

Отмечалось, что сохранность электронных данных выше. Но вероятность их потери сохраняется. С бумажным вариантом подобное не произойдет даже в случае ее повреждения или утери. Ведь ее всегда можно восстановить. Иногда информация в ЭТК не совпадает с той, что указана на бумаге. Это также может стать причиной появления дополнительных проблем и сложностей.

Среди преимуществ бумажной трудовой стоит выделить:

• Понятный формат. Он всем знаком и понятен. Известно, как им пользоваться, какие данные он содержит и прочее.
• Содержит сведения о полном стаже работы. Значится информация обо всех трудоустройствах начиная с самого первого. Это существенный плюс для тех, кто давно начал трудовую деятельность.
• Наличие информации о награждениях, поощрениях. Именно эти данные отсутствуют в ЭТК.
• Есть возможность начать новую книжку, если работнику не нравятся сведения в старом экземпляре. Например, при наличии сведений, порочащие сотрудника, вроде увольнения за прогулы. Тогда специалист может сообщить, что потерял трудовую, и завести новую без запроса дубликата. Однако в настоящее время скрыть подобные действия сложнее. Работодатель вправе запросить справку по форме СТД-Р, которая содержит полный объем сведений о деятельности работника.

Одним из ключевых недостатков бумажной версии является высокая вероятность ее порчи или утраты. Она может быть порвана, сожжена, потеряна. Сотрудник может запросить дубликат и восстановить документ, но потребуется потратить на это время.

Дополнительно бумажный вариант устарел. Многие услуги, выплаты оформляются в электронном формате. Предоставлять для этого трудовую в электронном виде гораздо проще.

Работодатель имеет право взять с работника определенную сумму за оформление нового экземпляра трудовой. ЭТК же не предполагает никаких расходов.

Электронная книжка отличается удобством. Сотрудник может в любой момент получить к ней доступ, изучить внесенную информацию. Бумажный формат более привычный и понятный. Многим он кажется надежнее. Спешить с решением вопроса о переходе не стоит. Ведь вернуться к бумажному документу не получится. Поэтому электронную трудовую стоит оформлять при наличии небольшого стажа или уже выдаваемой пенсии. В остальных ситуациях рекомендуется тщательно взвесить вне риски.

Заключение

Переходный период с бумажных на электронные трудовые книжки и проблемы цифровизации создают окно возможностей для мошенников. Ранее они атаковали пенсионеров сообщениями на тему вам не додали пенсионного стажа и, соответственно, выплат: заполните данные и мы это исправим! В результате чего выманивают доступ к порталу Государственных услуг, с помощью которого можно похитить множество данных и повесить на жертву кредиты. Постепенно аферисты снижают возрастную планку целевой аудитории этой схемы развода и рассказывают более молодым людям о потере части данных из их стажа по вине работодателя, которую необходимо исправить чтобы не потерять годы труда и выплат.